ERP ve Muhasebe Entegrasyonu Nedir? E-Ticaret ve B2B İçin Rehber

Kısa cevap

ERP/muhasebe entegrasyonu, e-ticaret sitenizin, bayi portalınızın ya da mobil uygulamanızın kullandığınız muhasebe/ERP programıyla otomatik veri alışverişi yapmasıdır. Ürün, stok, fiyat ve cari bilgisi programdan uygulamaya; sipariş ve tahsilat uygulamadan programa kendiliğinden akar. Böylece aynı bilgiyi iki yere girme, stok uyuşmazlığı ve yanlış fiyat sorunları biter.

Hangi veriler aktarılır?

• Ürün kartları: kod, ad, birim, vergi oranı.
• Stok: depo bazında miktar.
• Fiyat: liste fiyatı, bayi/cari bazlı iskonto.
• Cari hesaplar: müşteri/bayi bilgileri, bakiye, risk limiti.
• Sipariş: uygulamadan programa sipariş fişi olarak.
• Tahsilat ve fatura: ödeme bilgisi, e-fatura/e-arşiv süreci.

Entegrasyon adım adım nasıl çalışır?

Bir e-ticaret sitesi ya da bayi portalı için tipik akış şöyledir:

1. Ürün ve stok programdan siteye: Ürün kartı ve depo stoku muhasebe/ERP programında tutulur, site belirli aralıklarla günceller. Böylece programda biten ürün sitede de satışa kapanır.
2. Sipariş siteden programa: Ödeme onaylanan sipariş, programda sipariş fişi ya da doğrudan satış faturası olarak açılır.
3. Müşteri kaydı: Siparişi veren kişi ya da firma, programda cari hesap olarak oluşturulur veya mevcut kayıtla eşleştirilir (vergi numarası/TC kimlik).
4. Fatura: E-fatura ya da e-arşiv fatura programdan kesilir, fatura bağlantısı müşteriye ve gerekirse siteye geri gönderilir.
5. Tahsilat ve iade: Ödeme sağlayıcıdan gelen tahsilat ve iadeler ilgili cariye işlenir.

Birden fazla kanaldan (site, bayi portalı, pazaryeri) satış yapılıyorsa stokun tek yerde, genellikle ERP'de tutulması, aynı ürünün iki kanalda birden satılmasını önler.

Planlarken sorulacak dört soru

1. Hangi veri, hangi yönde?

Her veri için "doğru bilginin kaynağı neresi" sorusunu cevaplayın. Stok genelde ERP'den uygulamaya, sipariş uygulamadan ERP'ye akar. İki yönlü akan veriler en çok dikkat isteyen kısımdır.

2. Ne sıklıkla?

Anlık mı, birkaç dakikada bir mi, günde bir mi? Stoku hızlı değişen bir işletmeyle katalog satışı yapan bir işletmenin ihtiyacı farklıdır; sıklık hem maliyeti hem sunucu yükünü etkiler.

3. Programın entegrasyon imkânı ne?

Kullandığınız programın bir API'si, web servisi ya da veri aktarım yöntemi olup olmadığı entegrasyonun kapsamını ve süresini belirler. Keşif aşamasında ilk baktığımız şey budur.

4. Hata olduğunda ne olacak?

Bağlantı kesildiğinde siparişler kaybolmamalı, sıraya alınıp yeniden denenmeli ve başarısız aktarımlar bir ekranda görünmeli. Sessizce başarısız olan entegrasyon, hiç olmamasından daha tehlikelidir.

Gerçek bir örnek

Demir Yıldız Doğalgaz için geliştirdiğimiz B2B mobil uygulama, VEGA ERP ile stok, cari ve fiyat bilgilerini senkronize ediyor; satış ve tahsilat süreci mobil cihaz üzerinden uçtan uca yürüyor. HarmanaGel tarafında ise siparişten Paraşüt'te müşteri kaydı ve satış faturası oluşuyor. B2B tarafını B2B bayi sipariş sistemi yazımızda ayrıntılı anlattık. Kendi sisteminiz için ERP ve muhasebe entegrasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.

Süre ve bütçe etkisi

Entegrasyon, projenin en çok iş kuralı içeren kısmıdır ve bütçeyi doğrudan etkiler. Çok rollü, ERP entegrasyonlu sistemler genellikle 400.000 TL'nin üzerindeki bantta yer alır. Önerimiz, önce en çok zaman kazandıran akışla (genellikle sipariş) başlamak, diğerlerini aşamalı eklemek.

Sık sorulan sorular

ERP entegrasyonu ile muhasebe entegrasyonu arasındaki fark nedir?

Muhasebe entegrasyonu genellikle cari, fatura ve tahsilat kayıtlarıyla sınırlıdır. ERP entegrasyonu bunlara ek olarak stok, depo, üretim, fiyat listeleri ve satın alma gibi operasyon verilerini de kapsar. Küçük işletmelerde ön muhasebe programıyla bağlantı çoğu zaman yeterlidir.

Her muhasebe ya da ERP programıyla entegrasyon yapılabilir mi?

Programın bir API'si, web servisi ya da veri aktarım yöntemi varsa evet. Kapsamı ve süreyi belirleyen şey bu yöntemin ne kadar veri açtığıdır; keşif aşamasında ilk kontrol ettiğimiz konu budur. Örneğin Demir Yıldız Doğalgaz projesinde VEGA ERP, HarmanaGel projesinde Paraşüt ile çalışıyoruz.

Hazır e-ticaret altyapısı kullanıyorum, entegrasyon yaptırabilir miyim?

Altyapınız dışarıya sipariş ve ürün verisi veren bir API sunuyorsa evet; birçok hazır paketin de belirli muhasebe programlarına hazır bağlantısı vardır. Hazır bağlantı yoksa ya da iş kurallarınızı karşılamıyorsa, iki sistem arasında çalışan özel bir aktarım servisi yazılır.

Entegrasyon ne sıklıkla çalışmalı?

Sipariş aktarımı genellikle anlık ya da birkaç dakikada bir, stok güncellemesi satış hızınıza göre dakikalar ile saatler arasında, ürün kartı ve fiyat ise günde bir veya değişiklik olduğunda yapılır. Gereğinden sık çalışan entegrasyon maliyeti ve sunucu yükünü artırır.

Entegrasyon hata verirse siparişler kaybolur mu?

İyi kurulmuş bir entegrasyonda kaybolmaz: başarısız aktarımlar sıraya alınır, yeniden denenir ve bir ekranda listelenir. Teklif alırken bu hata senaryosunun nasıl yönetildiğini mutlaka sorun.

Özetle

Entegrasyon görünmeyen ama en çok zaman kazandıran iştir. Hangi programı kullandığınızı ve hangi işi elle yaptığınızı anlatın; entegrasyonun kapsamını birlikte çıkaralım. Kurumsal yazılım projelerimizi özel yazılım sayfamızda görebilirsiniz.

Projenizi konuşalım

Stechome olarak web, mobil ve özel yazılım projelerini kendi ekibimizle geliştiriyoruz; işi dışarıya devretmiyoruz. Teslimde kaynak kodun tamamı ve tüm hesap erişimleri size geçer. Fikrinizi iletişim sayfamızdan ya da 0532 577 63 01 numaralı telefondan anlatın; ilk görüşme ücretsizdir.