Kurs ve Eğitim Kurumları İçin Öğrenci Takip Yazılımı: Hazır mı, Özel mi?

Kısa cevap

Öğrenci sayınız birkaç yüzün altındaysa ve süreciniz standartsa (kayıt, taksit, yoklama) hazır bir kurs programı genellikle yeterlidir. Birden fazla şube, kendinize özgü ödeme ya da paket kurgusu, online ders, veli uygulaması veya kendi markanızla mağazada yer alma ihtiyacı varsa, özel yazılım uzun vadede hem daha esnek hem daha ekonomik olur.

Kurumların çoğu aynı yerden başlıyor

Görüştüğümüz eğitim kurumlarının neredeyse hepsinde tablo benzer: öğrenci listesi bir Excel dosyasında, taksitler başka bir dosyada ya da defterde, yoklama kâğıtta, veli iletişimi WhatsApp gruplarında. Bu düzen ilk yıllarda işler; sorun, öğrenci sayısı ve şube arttığında başlar. Hangi öğrencinin hangi taksidi geciktirdiğini bulmak saatler alır, veliye giden bilgi kişiden kişiye değişir.

Bir öğrenci takip sisteminde neler olmalı?

Kayıt ve öğrenci dosyası

Öğrenci, veli, kayıt olduğu program, sınıf ve belgeler tek kayıtta. Ön kayıttan kesin kayda geçiş tek tıkla.

Ödeme ve taksit takibi

Taksit planı, yapılan ödemeler, geciken taksitler için otomatik hatırlatma. Gerekirse online ödeme.

Yoklama ve devamsızlık

Öğretmenin telefondan aldığı yoklama, devamsızlık eşiği aşıldığında veliye bildirim.

Veli bilgilendirme

Ödev, sınav sonucu, duyuru ve devamsızlık bilgisi velinin telefonuna bildirim olarak gider. WhatsApp grubunu yönetmek zorunda kalmazsınız.

Online ders ve içerik (isteğe bağlı)

Video dersler, ödev teslimi, deneme sınavları. Udemy benzeri bir platform da bu altyapının devamıdır.

Hazır program ne zaman yeter?

• Tek şubeniz var ve süreciniz kayıt, taksit, yoklamadan ibaret.
• Kendi markanızla bir uygulamaya ihtiyacınız yok.
• Aylık kullanıcı başı ücret toplamda size makul geliyor.

Özel yazılım ne zaman mantıklı?

• Birden fazla şubeyi tek merkezden yönetmek istiyorsunuz.
• Paket, burs, kardeş indirimi gibi size özgü fiyat kuralları var.
• Online ders, deneme sınavı ya da koçluk gibi hazır programların desteklemediği bir modeliniz var.
• Veliler ve öğrenciler için App Store ve Google Play'de kendi adınızla bir uygulama istiyorsunuz.
• Öğrenci sayınız arttıkça lisans maliyeti büyüyor.

KVKK: öğrenci verisi özel dikkat ister

Özellikle reşit olmayan öğrencilerin verisi, kimin neyi görebileceğinin net tanımlanmasını gerektirir. Öğretmen yalnızca kendi sınıfını, muhasebe yalnızca ödemeleri görmeli. Aydınlatma metni ve açık rıza akışı da sistemin parçası olmalı. Ayrıntılar için KVKK uyumlu yazılım geliştirme yazımıza bakabilirsiniz.

Bu alanda yaptıklarımız

Meram Gelişim Akademisi eğitim yazılımı, EfsoKoç koçluk platformu ve mobil uygulaması, Bee Education İngilizce pratik uygulaması ve bir okul mobil uygulaması bu alanda teslim ettiğimiz projeler. Hepsini eğitim yazılımı sayfamızda inceleyebilirsiniz.

Nereden başlamalı?

En çok zaman kaybettiğiniz tek süreçle (çoğu kurumda ödeme takibi) başlayın. İlk sürümü o sürece odaklayıp kullanıma alın, sonra yoklama ve veli bilgilendirmeyi ekleyin. Bu sıra hem maliyeti düşürür hem ekibinizin sisteme alışmasını kolaylaştırır.

Projenizi konuşalım

Stechome olarak web, mobil ve özel yazılım projelerini kendi ekibimizle geliştiriyoruz; işi dışarıya devretmiyoruz. Teslimde kaynak kodun tamamı ve tüm hesap erişimleri size geçer. Fikrinizi iletişim sayfamızdan ya da 0532 577 63 01 numaralı telefondan anlatın; ilk görüşme ücretsizdir.